Informatie

Aanvragen evenementenvergunning en praktische informatie.

Trots op onze evenementen
In de gemeente Steenbergen zijn veel organisaties, instellingen en vrijwilligers actief en betrokken bij de organisatie van evenementen. Een bruisend geheel! Veel inwoners en bezoekers kijken uit naar de jaarlijks terugkerende evenementen zoals de KMC en de jaarmarkt.

Evenementen vormen een belangrijk onderdeel van de Steenbergse cultuur. Voor veel van de evenementen is vaak een vergunning nodig. Soms is een melding voldoende. Bijvoorbeeld voor een straatfeest of buurtbarbecue.

De gemeente is verantwoordelijk voor de vergunningverlening en de behandeling van de meldingen. Het Evenementenplatform en de gemeente Steenbergen werken nauw samen en zien graag dat er veel mooie evenementen worden georganiseerd, die elkaar versterken en waar onze inwoners en bezoekers van genieten. Belangrijk is wel dat de evenementen ordelijk en veilig verlopen. En dat is ook het doel van de vergunning. Met de vergunning spreken we op voorhand af hoe de veiligheid zo goed als mogelijk is geborgd en welke maatregelen daardoor nodig zijn.

De risico’s voor de bezoekers, vrijwilligers en de directe omgeving proberen we samen te beheersen. Tijdens een informatieavond (op 3 september 2019) is hier aandacht aan besteed. Kort een samenvatting van wat er besproken is.

De highligts van de avond
Om de organisatoren van de evenementen een beter inzicht te geven over wat er allemaal komt kijken bij een aanvraag, waren een aantal belangrijke adviseurs (politie, brandweer) aanwezig bij de eerdere bijeenkomst om uitleg te geven over hun rol en taak.

Ook is een toelichting gegeven op wanneer een melding volstaat. Dat is met name het geval bij wat kleinere evenementen, waarbij minder bezoekers aanwezig zijn, en er een vrije doorgang is voor de hulpdiensten.

Verder is een toelichting gegeven op verzekering die de gemeente voor alle vrijwilligers heeft afgesloten. Belangrijk om te weten is dat die verzekering ook een heel aantal zaken niet dekt.

De organisatoren hebben daarin een verantwoordelijkheid en dragen daarmee ook een aantal risico’s. De verzekering van de gemeente is uitsluitend bedoeld voor de vrijwilligers. Dus niet voor de bezoekers of materiaal dat wordt gebruikt, etc.. Daar moet de organisator zelf in voorzien. Over deze risico’s en de verzekeringsmogelijkheden werd ook praktische informatie gegeven.

Het vergunningenproces
Belangrijk onderdeel van de avond was de presentatie van de nieuwe applicatie voor het digitaal aanvragen van een evenementenvergunning. Op die manier wil de gemeente Steenbergen graag organisatoren ondersteunen bij het indienen van hun aanvraag.

Ook wordt gewerkt aan standaard plattegrondtekeningen voor de evenemententerreinen, checklists en voorbeelden van calamiteitenplannen e.d. om zo de organisatoren te ondersteunen bij het indienen van hun aanvraag. Het proces valt of staat met een goede samenwerking en wanneer iedereen zijn verantwoordelijkheid pakt.

Tot slot
De gemeente pakt haar verantwoordelijkheid en zet in op een soepel lopend en transparant proces waarbij we samenwerken met de organisatoren en adviseurs.

Om dit te laten slagen is het belangrijk dat de organisatoren zich inzetten om tijdig, een correcte en volledige aanvraag in te dienen. (tijdig betekent 12 weken voorafgaand aan het evenement).

Belangrijke en nuttig informatie: informatiefolder, de presentaties van de informatieavond en de Handleiding aanvragen eHerkenning. Heeft u nog vragen neem dan contact met ons op!

Daarnaast is op website van de GHOR ook heel veel informatie te vinden over evenementenadvies. In samenwerking met afdeling Infectieziekten, Technische Hygiënezorg en bureau Gezondheid, Milieu en Veiligheid heeft de GHOR speciale infobladen ontwikkeld die u vanaf de website kunt downloaden.